为进一步加强学会在华举办国际会议的管理，促进学会外事管理工作健康有序地开展，根据《中共中央办公厅、国务院办公厅印发〈关于在华举办国际会议的管理办法〉的通知》(中办发［2006］10号)的要求，结合学会实际情况，制订本管理办法。

一、适用范围

（一） 本细则适用的国际学术会议指：以上海市口腔医学会或各专业委员会名义在我国境内（不含港、澳、台地区）举办、承办的有国外代表出席的会议、论坛、研讨会、报告会和交流会等；

（二） 上海市口腔医学会国际会议的类型主要包括：与国际组织、国外团体、机构共同举办，或受其委托由学会或专业委员会承办的学术会议；由学会或专业委员会牵头发起和举办的国际学术会议。

二、管理原则

（一） 举办国际会议应符合我国外交大局和对外工作方针，符合学会科技发展的需要。坚持以我为主，目的明确。

（二） 国际会议要坚持统筹协调、严格审批和规范管理，严格控制会期和规模。坚持厉行节约、讲求实效，合理编制会议预算，严格控制经费开支，力求会风简朴。

（三） 对促进国民经济和社会发展有重要作用、有利于提高国际声望和维护国家利益、按照国际组织规章规定有义务举办的国际会议、以及确有较高专业水平的口腔医学领域的专业或学术性国际会议，可积极举办。

三、审批权限

按照国家规定报上海市科协审批，涉及政治敏感问题、意识形态问题或邀请敏感人士出席时，需在审批前将书面征得外交部的同意。凡涉及台湾问题或有台湾敏感人士出席的国际会议，举办或承办单位应事先了解相关情况，拟定涉台工作方案，报上海市科协批准。

四、审核部门及其职责

（一） 在上海市举办国际会议的审核与管理由学术部国际交流组负责，上报学会常务理事会审议批复。

（二） 学术部国际交流组应统筹协调学会在上海市举办的国际会议，认真审核、严格把关。

五、报批办法

（一） 各专业委员会需在每年11月底以前向学术部国际交流组报送下一年度举办国际会议的年度计划。

（二） 凡需报国务院审批的国际会议，在申请该会议的主办权之前，需经院核报国务院批准。申办国际会议的请示需至少提前6个月报送。

（三） 举办各类国际会议，需在国际会议举办前至少3个月向学术部国际交流组报送请示。

（四） 申办、举办或承办国际会议的请示内容包括：申办、承办和举办国际会议的必要性，主办单位及协办单位名称，会议议题和主要内容，举办时间、会期、地点(城市)，与会人员范围、总数和外宾人数，经费来源，相关涉台和其他敏感问题及对策，有关国际组织和机构的情况等，并附上有关背景材料。

六、经费管理

（一） 在上海市举办国际会议应遵循国际惯例，同时应严格执行财政部关于印发《在华举办国际会议财务管理暂行规定》的通知(财外字［1997］543号)，从严控制经费支出。

（二） 举办国际会议原则上应由承办单位自筹经费，努力做到以会养会。对于需要相关经费支持的国际会议，应在申办、举办和承办的国际会议请示文件中做出明确、详细的说明。

（三） 各单位要加强对国际会议经费收支的财务管理和监督，会议举办单位负责对国际会议的收支情况进行检查。

七、纪律监督

（一） 举办或承办国际会议的责任人，需严格按照本细则做好国际会议的管理。举办或承办单位应加强对会议组织者的外事纪律监管。

（二） 未经批准，任何单位和个人不得对外申办、承诺举办国际会议，不得以已与外方商妥为由要求认可和批准。经批准同意申办的国际会议，在对外申办过程中不得做出超出授权范围的承诺或承担额外的义务。

（三） 未经批准，任何单位和个人不得邀请国外政要和前政要、国外正部长及其以上政府官员、国外和台湾地区敏感人员出席会议。

（四） 未经批准，任何单位和个人不得为提高会议规格随意使用“峰会”、“国际论坛”等称谓。

（五） 禁止利用国际会议安排公费旅游，禁止重复宴请、大吃大喝和赠送高档礼品，禁止以举办国际会议为名乱拉赞助。

（六） 对不履行报批手续或违反外事纪律和财务规定的单位和个人，将提请有关部门进行处理。

八、其他事项

本办法自印发之日起施行。

上海市口腔医学会

                                                         2013年9月4日